১২।  (১) কোনো ব্যক্তির নিকট বা কোনো ইনস্টিটিউট, সংস্থা বা প্রতিষ্ঠানের প্রধান নির্বাহী কর্মকর্তার অধীন ব্যক্তিগত রেকর্ড থাকিলে, উহার বিষয়ে মহাপরিচালককে অবহিত করিতে হইবে।

(২) উপ-ধারা (১) এর অধীন ব্যক্তিগত রেকর্ড সম্পর্কে অবহিত হইলে মহাপরিচালক উহা পরিদর্শন করিবেন এবং সংশ্লিষ্ট ব্যক্তি বা প্রধান নির্বাহী কর্মকর্তা উক্ত কাজে সার্বিক সহায়তা প্রদান করিবেন।

(৩) মহাপরিচালক, উপযুক্ত ক্ষেত্রে, ব্যক্তিগত রেকর্ড জাতীয় আরকাইভসে স্থানান্তর করিবার জন্য আদেশ প্রদান করিতে পারিবেন।

(৪) সংশ্লিষ্ট প্রধান নির্বাহী কর্মকর্তা বা ব্যক্তি ব্যক্তিগত রেকর্ড আরকাইভসে জমা প্রদান করিবার ক্ষেত্রে, উহা বা উহার অংশ বিশেষ প্রকাশনা বা অন্য যে কোনো উদ্দেশ্যে ব্যবহারের জন্য, যে কোনো শর্ত আরোপ করিতে পারিবেন।